Een photobooth op een bedrijfsfeest is snel geboekt. Wat het verschil maakt beslis je vooraf: wat er op de fotostrook staat, of je toestemming vraagt voor de foto’s, en op welk uur de booth klaarstaat. Ongeveer 30 procent van onze boekingen is zakelijk, meestal met HR aan de andere kant van de lijn, soms een eventbureau, bij kleinere zaken de zaakvoerder. Hieronder de checklist die we hen geven.
Waarom een photobooth op een bedrijfsfeest werkt
Omdat mensen die elkaar zelden zien er samen op staan. Op een personeelsfeest zit iedereen aan tafel bij zijn eigen afdeling. Bij de booth niet: daar duwt iemand van de productie zich naast twee mensen van de boekhouding omdat er nog plek is in het kader. Elke print komt er in twee stroken uit, dus er blijft er altijd een over voor het prikbord.
Voor jou is het ook een van de makkelijkste posten op je lijst: de booth bedient zichzelf, er hoeft niemand van ons bij te blijven. Bedrijven en organisaties als Conway, ARLU en de Vlaamse overheid boekten bij ons.
Je logo op de fotostrook, en wat er nog te branden valt
Bedrijven vragen bijna altijd een fotostrook met hun logo of een volledig eigen ontwerp. Dat zit bij ons in elk pakket, ook in het goedkoopste. Je kan er zo ver in gaan als je wil: huisstijlkleuren, de naam van het event, of een aparte strook per moment van de avond.
Geef dat ontwerp op tijd door. Komt het te laat, dan maken we op de dag zelf nog iets in orde, maar dan kies jij het niet meer.
Wil je verder gaan dan de strook, dan is er Premium. Daar krijgt de booth een welkomstscherm in jullie huisstijl, komt er een achtergrondsetting bij, en kan je e-mailadressen verzamelen en een korte enquête afnemen bij wie een foto maakt. Premium is prijs op aanvraag.
Ook de booth zelf telt mee. We hebben er drie: de houten Memory Cabin, de Magic Mirror met een manshoge spiegel, en de Lumibooth. Die laatste is de compacte witte, met een strak design dat op een modern bedrijfsevent niet als kermisattractie staat. Welke booth je kiest, verandert niets aan de pakketprijs.
E-mailadressen verzamelen bij de booth
Dit is de vraag die op bedrijfsevents het vaakst terugkomt en op een trouwfeest nooit. Bij Premium vraagt de booth een e-mailadres om de foto’s door te sturen, en je kan er een korte vraag aan hangen. Op een beurs levert dat contactgegevens op, op een personeelsfeest eerder een snelle peiling over de avond.
Denk na over wat je ermee doet voor je ze vraagt. Onder de AVG, de Europese privacywet die in België ook GDPR heet, mag je gegevens enkel gebruiken voor het doel dat je vooraf aankondigde. Zeg je dat je de foto’s doorstuurt, dan is dat het. Wil je ze ook in je nieuwsbrief, dan moet dat er expliciet bij staan. De beelden zelf krijgt iedereen sowieso, want alles komt in een online galerij binnen 72 uur.
Foto’s van je werknemers en de AVG
Hier zit het echte aandachtspunt voor HR. Ieder van ons heeft een recht op afbeelding, dus voor een gericht beeld waarop iemand herkenbaar staat is toestemming nodig. Voor een sfeerbeeld zonder focus op één persoon niet, legt advocate Liesa Boghaert uit in KMOinsider. Een photoboothfoto valt altijd in de eerste categorie.
Een bord aan de ingang volstaat niet. Dat is impliciete toestemming, en die “moet de uitzondering zijn”, zegt Boghaert, want “een werkgever moet immers kunnen aantonen dat de aanwezigen toestemming gaven”. Wat wel werkt: het akkoord vragen in de uitnodiging per mail, met een vinkvakje. Bewaar die mails, dat is meteen je bewijs.
Drie dingen die je daarbij regelt:
- Zeg vooraf waar de foto’s terechtkomen. Enkel de galerij voor de aanwezigen is iets anders dan LinkedIn of de bedrijfswebsite.
- Laat wie niet wil gewoon niet poseren. Dat is het voordeel boven een rondlopende fotograaf: niemand staat erop zonder er zelf in te stappen.
- Koppel er geen gevolg aan. Een werkgever mag iemand nooit iets aanrekenen omdat die weigert.
Receptie of avondfeest: wanneer zet je de booth in?
Op feesten die tot in de late uurtjes doorgaan ligt de piek bij ons tussen 22u en 2u. Aan het begin komt er weinig volk langs, na het eten begint het pas echt.
Een receptie of walking dinner loopt anders: daar is geen late piek. Laat de booth dan aankondigen net na de speech, terwijl iedereen toch al staat te luisteren, anders blijft hij half leeg.
Praktisch: wij leveren en plaatsen in de ochtend, tussen 9u en 13u, in overleg met de zaal. De booth heeft anderhalve op anderhalve meter nodig en een stopcontact, en staat het best tegen een muur voor een stabiele belichting. Een uurlimiet is er bij ons niet, dus je hoeft niet te kiezen tussen receptie en avondfeest.
Wanneer boek je een photobooth voor je bedrijfsfeest?
Onze zakelijke boekingen pieken van september tot en met november. Dat is ook de periode waarin je zaal, cateraar en dj vastlegt, dus vrije zaterdagen worden snel schaars. Voor een eindejaarsfeest in december zit je goed als je in september of oktober boekt.
Twee dingen die vaker gevraagd worden dan je denkt, en die allebei kunnen: meerdere booths op meerdere locaties tegelijk, als je vestigingen elk hun eigen feest doen, en een booth die enkele weken blijft staan voor een beurs. Vraag daar wel vroeger naar.
Wat kost een photobooth huren voor een bedrijfsfeest?
Voor een bedrijfsfeest komt er meestal Deluxe uit: 485 euro inclusief btw, geleverd en geplaatst. In elk pakket zitten onbeperkt foto’s en prints, de gepersonaliseerde fotostrook en de online galerij binnen 72 uur. Binnen West- en Oost-Vlaanderen rekenen we geen kilometerkost en er is geen weekendtoeslag. De volledige prijzen staan op onze pakkettenpagina en op de pagina over een photobooth op je bedrijfsevenement.
Bedrijven vergelijken meer dan particulieren, terecht, alleen liggen offertes zelden op dezelfde basis. Vraag over de prijs van photobooth huren bij elke verhuurder hetzelfde: zit de btw erin, is het printen onbeperkt, kost het ontwerp van de strook extra, en wat rekenen ze voor transport. Een pakket met 100 prints is op een feest van 120 man rond middernacht op. De hele vergelijking staat in ons artikel over wat een photobooth huren kost.
Waar je op bespaart: een begeleider ter plaatse. Onze booths hebben er geen nodig, en hapert er toch iets, dan nemen we het toestel via wifi over met remote desktop en zetten we het op afstand goed.
Is een personeelsfeest fiscaal aftrekbaar in België?
Ja, voor één feest per jaar. Personeelsfeesten gelden fiscaal als sociale voordelen en die zijn in principe niet aftrekbaar, maar er bestaat een uitzondering voor één personeelsfeest per kalenderjaar. Voorwaarde is dat alle werknemers uitgenodigd worden. Aanwezig zijn hoeft niet, een uitnodiging krijgen wel, schrijft accountantskantoor REFIBO. Doe je zowel een zomerbarbecue als een nieuwjaarsdrink, gebruik de 100 procent aftrek dan voor het duurste van de twee.
Voor de btw ligt het anders. Vindt het feest uitsluitend plaats in het belang van alle personeelsleden, dan is de btw op goederen en diensten aftrekbaar, met versiering, animatie en zaalhuur als voorbeelden. Waar het feest doorgaat maakt niet uit. Uitgesloten blijven tabak, sterke drank en spijzen en dranken die ter plaatse verbruikt worden. Nodig je ook klanten of leveranciers uit, dan gelden de kosten als onthaal en valt die aftrek in beginsel weg, zet elfri.be uiteen in zijn update van september 2025.
De photobooth valt onder animatie en materiaalhuur, dus op een echt personeelsfeest zit hij aan de goede kant van de streep. Het eten en de drank van diezelfde avond niet.
Dit is algemene informatie. Vraag je boekhouder wat voor jouw bedrijf geldt.
Checklist voor je een photobooth boekt voor je bedrijfsfeest
| Wat je regelt | Wanneer | Waarom |
|---|---|---|
| Datum en booth vastleggen | Zo vroeg mogelijk, zeker voor een feest tussen september en december | September tot november is onze drukste zakelijke periode |
| Ontwerp van de fotostrook doorgeven | Zodra je het hebt, niet de week van het feest | Het enige dat bij ons geregeld misloopt |
| Toestemming voor foto’s vragen | In de uitnodiging, met een vinkvakje | Een bord aan de ingang volstaat niet als bewijs |
| Plek in de zaal kiezen | Bij de plaatsbespreking | Anderhalve op anderhalve meter, stopcontact, tegen een muur |
| Beslissen over e-mailadressen | Voor je boekt | Zit in Premium, en je zegt vooraf waarvoor je ze gebruikt |
| Leveringsuur afspreken | Bij het boeken of kort erna | Wij leveren tussen 9u en 13u, getest en wel |
| Iemand de booth laten aankondigen | In het draaiboek | Eén aankondiging start de eerste rij |
Veelgestelde vragen over een photobooth op een bedrijfsfeest
Hoeveel kost een photobooth huren voor een bedrijfsfeest?
Bij Picmemoments kies je op een bedrijfsfeest meestal Deluxe: 485 euro inclusief btw, geleverd en geplaatst. Daarin zitten onbeperkt foto’s en prints, de fotostrook met je logo en een online galerij binnen 72 uur. Premium, met welkomstscherm en e-mailadressen, is prijs op aanvraag.
Is een personeelsfeest fiscaal aftrekbaar in België?
De kosten van één personeelsfeest per kalenderjaar zijn 100 procent aftrekbaar, op voorwaarde dat alle werknemers uitgenodigd zijn. Aanwezig zijn hoeft niet, de uitnodiging telt. Voor de btw gelden aparte regels, waarbij eten en drank ter plaatse uitgesloten blijven. Vraag je boekhouder wat voor jouw situatie geldt.
Mag je zomaar foto’s van werknemers maken op een bedrijfsfeest?
Niet zomaar. Voor een herkenbaar, gericht beeld heb je toestemming nodig, en een bord aan de ingang volstaat daar niet voor. Vraag het akkoord vooraf in de uitnodiging per mail, zeg erbij waar de foto’s terechtkomen, en laat wie niet wil gewoon niet in de booth stappen.
Wanneer moet je een photobooth boeken voor het eindejaarsfeest?
Voor een feest in december leg je best in september of oktober vast. Onze zakelijke boekingen pieken van september tot en met november, en dat is ook de periode waarin zalen en cateraars het drukst hebben. Voor een feest in het voorjaar heb je meer ruimte, al gaan zaterdagen overal het snelst weg.
Kan je de fotostrook aanpassen met het logo van je bedrijf?
Ja, en dat zit in elk pakket, ook in het goedkoopste. Je krijgt je logo, je huisstijlkleuren en de naam van het event op de strook, of je bezorgt ons een volledig eigen ontwerp. Elke print komt er in twee stroken uit, dus er blijft er altijd een over voor het prikbord.
Klaar om je datum vast te leggen?
Kies je pakket en vul de datum van je feest in, dan zie je meteen of de booth vrij is. Je betaalt 30 procent voorschot, de rest drie weken voor het feest. Bekijk anders eerst de opties voor een photobooth op je bedrijfsevenement, of ga meteen naar reserveren.
Geschreven door Toon Rombaut, mede-oprichter van Picmemoments. Samen met Dylan Hostyn verhuurt hij sinds 2025 photobooths en lichtletters in West- en Oost-Vlaanderen. Gepubliceerd op 8 september 2026.
